Comment transcrire un entretien étape par étape

Savoir comment transcrire un entretien ne se résume pas à obtenir du texte à partir d’un enregistrement. Pour un mémoire, une enquête journalistique ou un échange enregistré après un cours à la fac, le travail consiste surtout à produire un document fidèle et utilisable. La qualité du son compte, mais vos choix de relecture aussi. Voici une méthode pour passer du fichier brut à une transcription que vous pourrez analyser, citer ou retravailler sans perdre le sens des propos.

Comment transcrire un entretien étape par étape

Le plus simple est de séparer la préparation, la transcription et la vérification. Vous éviterez ainsi de corriger la ponctuation d’un passage avant de vous apercevoir qu’un mot en change complètement le sens.

1. Préparez les conditions d’enregistrement

Demandez l’accord des personnes avant d’enregistrer, car les règles varient selon les pays et les États.

Choisissez un endroit calme et placez le microphone près des personnes qui participent à l’entretien. Un téléphone posé au bout d’une grande table capte aussi les bruits de la pièce. Éloignez-le des claviers, des tasses et des feuilles que vous allez manipuler. Évitez de le tenir à la main pendant toute la conversation, car les frottements peuvent masquer des mots.

Faites un essai et écoutez-le avec un casque. Vérifiez que les voix restent audibles sans devoir pousser le volume. Si vous enregistrez pour un mémoire, notez séparément le contexte de l’entretien et l’orthographe des termes spécialisés attendus. Ces notes serviront à la relecture, sans remplacer ce qui a réellement été dit.

2. Vérifiez le fichier avant de le déposer

Ouvrez l’enregistrement et écoutez le début, un passage au milieu et la fin. Cherchez une éventuelle coupure, un volume trop faible ou une partie manquante. Vérifiez aussi que vous avez sélectionné la bonne prise, et non le fichier d’essai.

Gardez une copie du fichier d’origine avant toute conversion ou découpe. Donnez-lui un nom reconnaissable, par exemple « entretien-memoire-original ». Si vous travaillez sur plusieurs entretiens, adoptez la même logique de nommage pour retrouver les documents sans les ouvrir un à un.

Kotosay accepte notamment les fichiers MP3, M4A, WAV, AAC, OGG et FLAC, ainsi que les vidéos MP4 et MOV. Un M4A issu d’un téléphone n’a donc pas besoin d’être converti simplement parce qu’il n’est pas en MP3. Pour un format inhabituel, vous pouvez essayer le convertisseur audio vers MP3 gratuit, qui fonctionne dans le navigateur, puis écouter le fichier obtenu avant de poursuivre.

3. Importez l’entretien et choisissez la langue

Ouvrez la page pour obtenir le texte de votre enregistrement et déposez le fichier vérifié. Kotosay est un site web qui transforme les fichiers audio et vidéo en texte. La langue peut être détectée automatiquement, ou vous pouvez la choisir.

Si vous connaissez la langue de l’entretien, la sélectionner permet de fixer ce choix dès le départ. Ne confondez pas transcription et traduction : pour relire fidèlement un entretien en français, commencez par travailler sur le texte français.

Sans compte, le premier fichier affiche ses cinq premières minutes. L’inscription gratuite, sans carte bancaire, permet de lire la suite jusqu’à trente minutes. Le compte gratuit donne accès à trois fichiers par jour, traités un à la fois, avec une limite de trente minutes par fichier. Pour un entretien plus long, la formule Unlimited accepte des fichiers allant jusqu’à dix heures.

4. Faites une première relecture avec l’enregistrement

Gardez l’audio accessible et lisez la transcription en l’écoutant. Lors de ce premier passage, cherchez surtout les écarts de sens. Un mot absent, une négation mal rendue ou une phrase coupée méritent davantage d’attention qu’une virgule.

Avancez par passages et revenez sur ceux qui résistent. Le contexte aide à comprendre une expression, mais il ne suffit pas à prouver qu’elle a été prononcée. Si un mot reste impossible à entendre, signalez cette incertitude dans votre document de travail plutôt que de compléter au hasard.

L’éditeur présent sur la page permet de corriger les mots tout en conservant les horodatages. Il est gratuit pour tout le monde. Ces repères vous seront utiles pour retrouver un passage pendant la vérification d’une citation ou l’analyse d’un entretien de recherche.

5. Contrôlez les noms, les chiffres et les termes techniques

Consacrez ensuite une passe aux éléments qu’une lecture courante laisse facilement passer. Vérifiez les noms propres, les sigles, les dates et les quantités. Une transcription peut sembler parfaitement lisible tout en donnant une mauvaise orthographe à un nom de laboratoire ou en déformant un terme de votre discipline.

Appuyez-vous sur des documents de référence quand vous en avez : bibliographie du mémoire, programme du cours, documents transmis pour l’entretien. Ils permettent de vérifier une graphie. Ils ne doivent pas servir à réécrire les propos pour les faire correspondre à ce que vous attendiez.

Pour un chiffre, réécoutez le passage complet plutôt que le nombre isolé. Son unité et la phrase qui l’entoure aident à comprendre ce qui est annoncé. Corrigez directement dans l’éditeur, puis relisez la phrase entière pour vous assurer qu’elle reste cohérente.

6. Choisissez entre verbatim et texte nettoyé

Décidez du niveau de fidélité avant de lisser le texte. Un verbatim conserve les mots prononcés, y compris les répétitions et les hésitations si votre méthode de travail les exige. Une version nettoyée retire certains éléments de l’oral pour faciliter la lecture, sans modifier le fond.

Pour un mémoire, suivez les consignes de votre encadrement et appliquez la même convention à tous les entretiens. Si les hésitations font partie de votre analyse, les supprimer ferait disparaître une information. Pour préparer un compte rendu, vous pouvez au contraire retirer des « euh » ou une reprise sans valeur particulière.

Prenez une phrase comme « Je pensais, enfin, je crois que ce cours était facultatif ». Une version nettoyée peut enlever « enfin », mais transformer l’ensemble en « Ce cours était facultatif » efface l’incertitude. Nettoyer ne signifie donc pas rendre les propos plus affirmatifs ou plus élégants qu’ils ne l’étaient.

7. Relisez les passages que vous comptez utiliser

Une fois les corrections faites, relisez le texte sans écouter l’audio pour repérer les phrases difficiles à suivre et les incohérences de ponctuation. Retournez ensuite à l’enregistrement pour les citations, les formulations ambiguës et les passages qui porteront votre analyse.

Pour un article, vérifiez la citation avec la phrase qui la précède et celle qui la suit. Pour un mémoire, gardez de quoi retrouver l’extrait dans l’enregistrement. Une phrase exacte peut devenir trompeuse si on la détache d’une réserve formulée juste après.

N’ajoutez pas silencieusement une précision absente de l’échange. Si votre document nécessite une explication de contexte, distinguez-la clairement du texte transcrit. Le lecteur doit pouvoir comprendre ce qui relève de l’entretien et ce qui relève de votre commentaire.

8. Copiez ou exportez la version retenue

Après cette vérification, copiez le texte pour le reprendre dans votre document de travail. Avec la formule Unlimited, vous pouvez aussi le télécharger en TXT, DOCX, PDF, SRT ou VTT. Pour rédiger un mémoire ou préparer un article, choisissez le format adapté à votre travail d’écriture plutôt qu’un format de sous-titres.

Conservez des versions distinctes si vous avez besoin à la fois d’un verbatim et d’un texte nettoyé. Des noms de fichiers explicites évitent de citer par erreur une version retravaillée en pensant utiliser la transcription fidèle.

Prévoyez également votre propre conservation des fichiers. Sur Kotosay, le fichier audio est supprimé automatiquement vingt-quatre heures après la transcription. Le texte reste disponible jusqu’à ce que vous le supprimiez. Gardez donc votre enregistrement d’origine si vous devez y revenir pour vérifier des citations.

La checklist avant d’utiliser la transcription

• Le fichier est complet et vous avez conservé l’original.
• Les noms, chiffres et termes spécialisés ont été vérifiés à l’écoute.
• Les passages incertains sont signalés, pas devinés.
• Le choix entre verbatim et version nettoyée est appliqué de façon cohérente.
• Les citations retenues ont été réécoutées dans leur contexte.
• La version finale porte un nom qui permet de la retrouver sans confusion.