# Gespräch transkribieren Schritt für Schritt > Um ein Gespräch zu transkribieren, bereitest du die Aufnahme vor, prüfst die Datei und lädst sie bei Kotosay hoch. Lass die Sprache erkennen oder wähle sie aus. Gleiche den Text mit der Aufnahme ab, korrigiere Fehler und entscheide dich für eine wortgetreue oder geglättete Fassung. Anschließend kopierst oder exportierst du den Text. Ein Gespräch transkribieren heißt, aus gesprochener Sprache einen nachvollziehbaren Text zu machen. Für eine Hausarbeit brauchst du vielleicht eine gut lesbare Grundlage, für ein Interview für die Masterarbeit dagegen feste Transkriptionsregeln. Bei einem journalistischen Gespräch steht oft die genaue Formulierung eines Zitats im Vordergrund. Der Ablauf bleibt ähnlich, doch beim Überarbeiten kommt es auf den Zweck an. Besonders wichtig ist deshalb nicht nur das Hochladen der Aufnahme, sondern der anschließende Vergleich von Text und Ton. ## Gespräch transkribieren Schritt für Schritt Arbeite möglichst mit der ursprünglichen Aufnahme und behalte sie während der Prüfung griffbereit. Notiere dir vorab, wofür du den Text verwenden möchtest und welche Vorgaben gelten. So vermeidest du, dass du erst alles sprachlich glättest und später doch wieder zum genauen Wortlaut zurückkehren musst. ### 1. Zweck und Schreibweise vorab festlegen Kläre zuerst, was dein fertiger Text leisten soll. Soll er Gesprächsinhalte für einen Bericht erschließen, als Material für eine qualitative Auswertung dienen oder einzelne Zitate belegen? Davon hängt ab, wie nah du an der gesprochenen Sprache bleibst. Für eine Bachelorarbeit oder Masterarbeit prüfst du die Vorgaben deines Fachbereichs und sprichst offene Fragen mit deiner Betreuung ab. Halte fest, ob Füllwörter, Wiederholungen, Satzabbrüche und Pausen wichtig sind. Eine kurze Regelnotiz neben der Aufnahme hilft dir später, ähnliche Stellen gleich zu behandeln. Frag vor der Aufnahme um Erlaubnis, denn die Regeln für das Aufzeichnen von Gesprächen unterscheiden sich je nach Land und Bundesland. ### 2. Möglichst nah und störungsarm aufnehmen Lege das Aufnahmegerät so, dass die Stimmen nah und deutlich zu hören sind. Ein entfernt liegendes Handy nimmt auch Raumhall, klapperndes Geschirr und Straßenlärm auf. Ein ruhiger Raum mit wenig Hall ist deshalb günstiger als ein belebtes Café. Mach vor dem eigentlichen Gespräch eine kurze Probeaufnahme und höre sie an. Achte darauf, ob Wörter verständlich bleiben und ob laute Stellen verzerren. Prüfe auch, ob das Gerät sicher liegt und nicht bei jeder Berührung des Tisches Geräusche aufnimmt. Wenn die Aufnahme schon existiert, kannst du diese Bedingungen nicht nachträglich ändern. Hör dann besonders auf leise Passagen und notiere dir problematische Stellen für die spätere Kontrolle. ### 3. Die Datei vor dem Hochladen prüfen Öffne die Aufnahme und höre am Anfang, an einer Stelle in der Mitte und am Ende hinein. Prüfe, ob das Gespräch vollständig enthalten ist und ob die Datei ohne Fehlermeldung abgespielt wird. Ein abgebrochenes Ende fällt sonst womöglich erst während der Textprüfung auf. Vergib einen Dateinamen, den du später wiedererkennst, etwa „Interview_Masterarbeit_Original.m4a“. Bewahre diese Originaldatei unverändert auf. Falls du für die Weitergabe Namen oder andere persönliche Angaben entfernen möchtest, arbeite dafür mit einer gesonderten Fassung. Kotosay unterstützt unter anderem MP3, M4A, WAV, AAC, OGG, OPUS und FLAC. Liegt die Aufnahme in einem ungewöhnlichen Format vor, kannst du den [kostenlosen Audiokonverter für eine MP3 Fassung](https://kotosay.com/de/audio-konverter) versuchen. Er läuft im Browser. Prüfe danach, ob die umgewandelte Datei vollständig und verständlich geblieben ist. ### 4. Die Aufnahme bei Kotosay hochladen Auf der [Seite zum Verschriftlichen deiner Aufnahme](https://kotosay.com/de/audio-transkribieren) kannst du die Audio- oder Videodatei hochladen. Kotosay ist eine Website, die solche Dateien online in Text umwandelt. Neben Audioformaten werden auch Videoformate wie MP4, MOV, WEBM, MKV und AVI unterstützt. Prüfe vor dem Hochladen noch einmal, ob du die richtige Fassung ausgewählt hast. Gerade bei mehreren Aufnahmen mit ähnlichen Namen lohnt sich dieser Blick. Entscheidend ist auch die Länge der Datei, weil für kostenlose und kostenpflichtige Nutzung unterschiedliche Grenzen gelten. Ohne Konto siehst du von der ersten Datei die ersten 5 Minuten. Nach kostenloser Registrierung kannst du den übrigen Text bis zu einer Aufnahmelänge von 30 Minuten lesen. Mit einem kostenlosen Kotosay Konto ohne Karte sind täglich 3 Dateien möglich, nacheinander und jeweils bis zu 30 Minuten lang. Im Tarif Unlimited sind Dateien bis zu 10 Stunden möglich. ### 5. Die Sprache erkennen lassen oder auswählen Kotosay erkennt die Sprache der Aufnahme automatisch. Alternativ kannst du sie selbst auswählen. Wenn du weißt, dass das Gespräch auf Deutsch geführt wurde, ist die bewusste Auswahl eine klare Vorgabe für die Verarbeitung. Bei Dialekt, Eigennamen oder fremdsprachigen Fachausdrücken solltest du während der Kontrolle besonders genau hinhören. Die richtige Spracheinstellung ersetzt diese Prüfung nicht. Ein Produktname kann wie ein gewöhnliches Wort klingen, und eine Abkürzung erschließt sich oft erst aus dem Gesprächszusammenhang. Lege dir deshalb vorhandene Unterlagen bereit, etwa den Interviewleitfaden, eine Begriffsliste oder die korrekte Schreibweise erwähnter Einrichtungen. ### 6. Den Text einmal vollständig mit der Aufnahme abgleichen Lies das gesamte Transkript und höre parallel die Aufnahme an. Prüfe nicht nur auffällig holprige Sätze. Auch ein grammatisch unauffälliger Satz kann ein falsches Wort enthalten. Besonders sorgfältig solltest du Verneinungen kontrollieren, weil ein fehlendes „nicht“ die Aussage verändert. Achte beim ersten vollständigen Durchgang vor allem auf: - Namen von Personen, Orten und Einrichtungen - Zahlen, Mengen und Datumsangaben - Fachbegriffe und Abkürzungen - Fehlende Wörter oder versehentliche Wiederholungen - Satzgrenzen, die den Sinn verschieben Die Wörter kannst du im Editor auf der Kotosay Seite korrigieren. Die Zeitstempel bleiben dabei erhalten. Der Editor ist für alle kostenlos. Hör unklare Stellen erneut an, statt eine passende Formulierung zu erraten. Wenn du ein Wort nicht sicher verstehst, kennzeichne die Unsicherheit nach deinen festgelegten Regeln. Eine offene Lücke ist ehrlicher als ein plausibel klingender, aber unbelegter Begriff. Für spätere Zitate notierst du dir am besten die zugehörige Zeitstelle. ### 7. Zwischen wortgetreuer und geglätteter Fassung entscheiden Nach der inhaltlichen Korrektur entscheidest du, wie viel gesprochene Sprache im Text sichtbar bleiben soll. **Wortgetreu und geglättet sind unterschiedliche Bearbeitungsziele.** Eine gut lesbare Fassung ist nicht automatisch die passende Grundlage für jede wissenschaftliche Auswertung. Bei einer wortgetreuen Fassung bleiben die tatsächlich gesprochenen Wörter erhalten. Dazu können Füllwörter, Wiederholungen und abgebrochene Sätze gehören. Wie du Pausen oder andere Gesprächsmerkmale notierst, richtet sich nach dem gewählten Regelwerk. Wortgetreu bedeutet deshalb noch nicht, dass alle methodischen Anforderungen erfüllt sind. Eine geglättete Fassung reduziert sprachliche Unebenheiten, ohne den Inhalt zu verändern. Aus „Also, ich habe, ich habe das dann später abgegeben“ könnte „Ich habe das dann später abgegeben“ werden. Für eine inhaltliche Übersicht kann das sinnvoll sein. Ändere dabei keine Einschränkungen oder Bewertungen. „Vielleicht war das hilfreich“ darf nicht zu „Das war hilfreich“ werden. Bei Zitaten für einen journalistischen Text prüfst du den genauen Wortlaut erneut an der Aufnahme. Bewahre eine ungeglättete Arbeitsfassung auf, wenn du später auf einzelne Formulierungen zurückkommen möchtest. ### 8. Den fertigen Text kopieren oder exportieren Nach der Prüfung kannst du den Text kopieren und in deinem Schreibdokument weiterverwenden. Übernimm dabei nur die Fassung, die zu deinem Zweck passt. Für den Anhang einer Abschlussarbeit gelten möglicherweise andere Formatvorgaben als für deine persönliche Auswertungsdatei. Im Tarif Unlimited stehen Downloads als TXT, DOCX, PDF, SRT und VTT bereit. Für die weitere Textarbeit ist DOCX praktisch, wenn du das Dokument noch formatieren möchtest. TXT eignet sich für reinen Text, PDF für eine Fassung mit festem Seitenbild. SRT und VTT sind Untertitelformate und für ein gewöhnliches Gesprächsprotokoll meist nicht erforderlich. Kennzeichne deine gespeicherten Fassungen eindeutig, etwa als „geprüft“ oder „geglättet“. So verwechselst du später nicht den ersten Entwurf mit dem überarbeiteten Text. ## Kurze Checkliste vor der Weiterverwendung - Ist die Aufnahme vollständig und verständlich? - Hast du den gesamten Text mit dem Ton abgeglichen? - Sind Namen, Zahlen und Fachbegriffe geprüft? - Hast du unsichere Stellen kenntlich gemacht statt geraten? - Entspricht die Bearbeitung deinen Transkriptionsregeln? - Ist die gespeicherte Fassung eindeutig benannt? Bei Kotosay wird die Audiodatei 24 Stunden nach der Transkription automatisch gelöscht. Das Transkript bleibt gespeichert, bis du es selbst löschst. Bewahre deine eigene Aufnahme deshalb unabhängig davon auf, solange du sie für die Prüfung oder deine Arbeit benötigst. Ein Text ist nicht schon deshalb fertig, weil er flüssig klingt. Entscheidend ist, dass er das aufgezeichnete Gespräch nach deinen festgelegten Regeln wiedergibt und du wichtige Aussagen an der Aufnahme nachvollziehen kannst. ## FAQ ### Soll ich ein Gespräch wortgetreu oder geglättet verschriftlichen? Für wissenschaftliche Arbeiten richten sich Detailgrad und Schreibweise nach deiner Methode und den Vorgaben deines Fachbereichs. Eine geglättete Fassung eignet sich eher zum Lesen und zur inhaltlichen Übersicht. Bewahre den ursprünglichen Wortlaut auf, wenn Wiederholungen, Satzabbrüche oder einzelne Formulierungen für deine Auswertung eine Rolle spielen. ### Kann ich ein längeres Gespräch kostenlos bearbeiten? Kostenlos kannst du mit einem Kotosay Konto täglich 3 Dateien nacheinander bearbeiten, jeweils bis zu 30 Minuten lang. Ohne Konto zeigt die erste Datei ihre ersten 5 Minuten. Für längere Einzeldateien gibt es den Tarif Unlimited mit einer Grenze von 10 Stunden pro Datei. Eine Karte ist für das kostenlose Konto nicht nötig. ### Was mache ich mit unverständlichen Stellen in der Aufnahme? Höre die betreffende Passage erneut an und prüfe den Zusammenhang davor und danach. Bleibt ein Wort unverständlich, kennzeichne die Stelle nach deinen Transkriptionsregeln, statt etwas zu ergänzen. Notiere die Zeitstelle für eine spätere Prüfung. Fachbegriffe oder Namen kannst du außerdem mit vorhandenen Unterlagen abgleichen, ohne den Wortlaut zu erraten. ### Muss ich den automatisch erstellten Text vollständig kontrollieren? Ja, gleiche den gesamten Text mindestens einmal mit der Aufnahme ab. Fehler fallen nicht immer durch ungewöhnliche Sätze auf. Gerade Namen, Zahlen, Fachbegriffe und Verneinungen können unbemerkt falsch wiedergegeben sein. Korrekturen kannst du im kostenlosen Editor auf der Kotosay Seite vornehmen. Die Zeitstempel bleiben dabei erhalten. Noemi Castell, Redakteurin für Interviews und Podcasts 2026-11-11 · Kotosay · https://kotosay.com/de/blog/gespraech-transkribieren-schritt-fuer-schritt ## Other languages - [English](https://kotosay.com/blog/how-to-transcribe-a-conversation.md) - [Português](https://kotosay.com/pt-br/blog/como-transcrever-uma-entrevista.md) - [Español](https://kotosay.com/es/blog/como-transcribir-una-entrevista.md) - [Bahasa Indonesia](https://kotosay.com/id/blog/cara-transkrip-wawancara.md) - [Français](https://kotosay.com/fr/blog/comment-transcrire-un-entretien.md) - [Italiano](https://kotosay.com/it/blog/come-trascrivere-un-intervista.md) - [Türkçe](https://kotosay.com/tr/blog/roportaj-nasil-yaziya-dokulur.md) - [العربية](https://kotosay.com/ar/blog/how-to-transcribe-a-conversation.md) - [日本語](https://kotosay.com/ja/blog/how-to-transcribe-a-conversation.md)